🧾 Rechnung-Automation

Ein flexibles Python-Tool zur automatisierten Erstellung und Versendung von PDF-Rechnungen per E-Mail – ideal für Freelancer und Kleinunternehmer.

✅ Funktionen

• 📄 Erstellung von PDF-Rechnungen aus HTML-Vorlagen
• 📧 Versand der Rechnungen per E-Mail mit BCC-Unterstützung
• 📁 Automatische Archivierung der PDFs an frei definierbare Pfade
• 🧠 Automatische Generierung von Rechnungsnummer, Abrechnungszeitraum, Fälligkeitsdatum
• 🕒 Unterstützung stundenbasierter Abrechnung (mit Monatsdateien)
• 🔁 Zyklische oder einmalige Abrechnung, je nach Kundeneinstellung
• 💡 Rückfrage bei fehlenden Daten, z. B. Stunden oder fehlerhaften Dateien
• 🖼 Anpassbares HTML/CSS-Design (Logo, Farben, Templates)
• ⚙️ Interaktive Einrichtung über install.ps1/install.sh/install.bat
• 🖱 Desktop-Verknüpfung für Windows-Nutzer wird automatisch erstellt

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🚀 Schnellstart

1. Voraussetzungen

• Python 3.10 oder neuer
• wkhtmltopdf (liegt im Ordner bin/ oder muss installiert sein)
• Internetzugang für den Mailversand (SMTP)

2. Einrichtung (abhängig vom Betriebssystem)

# Windows PowerShell
./install.ps1

# Linux/macOS Terminal
./install.sh

# Windows CMD (Alternativ)
install.bat

Erstellt .venv, installiert Abhängigkeiten, fragt zentrale Konfigurationsdaten ab und erstellt Startskripte + Desktop-Verknüpfung.

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⚙️ Konfiguration

environment.env

MAIL_SERVER=smtp.example.com
MAIL_PORT=587
MAIL_USER=deine@email.de
MAIL_PASS=dein_passwort

daten.json

Beinhaltet die Kunden-, Leistungs- und Abrechnungsdaten. Kann interaktiv über tools/kunden_anlegen.py erweitert werden.

[
  {
    "name": "Herr Mustermann",
    "firma": "Musterfirma GmbH",
    "email": "kunde@example.com",
    "strasse": "Musterstraße 1",
    "plz": "12345",
    "ort": "Musterstadt",
    "webseite": "www.musterfirma.de",
    "rechnungsnummer": "MF",
    "faelligkeit": "14",
    "abrechnungszyklus": 3,
    "letzte_rechnung": "2024-12",
    "hauptleistung": {
      "beschreibung": "Individuelle Beratung",
      "einheit": "Monat",
      "betrag": "65,00"
    },
    "weitere_leistungen": [
      { "beschreibung": "Zusätzliche E-Mail-Adressen", "preis": "9,99" },
      { "beschreibung": "Support inklusive", "preis": "Inklusive" }
    ],
    "archiv_pfad": "C:/Users/DEINNAME/Desktop/test Archiv"
  }
]

konfiguration.json

Beinhaltet die eigenen Daten wie Absender, Bankdaten und Mail. Kann interaktiv über install/install.sh, install/install.ps1 oder install/install.bat erstellt werden.

{
  "absender": {
    "name": "Max Mustermann",
    "firma": "Musterfirma GmbH",
    "straße": "Musterstraße 1",
    "plz": "12345",
    "ort": "Musterstadt",
    "telefon": "+49 123 456789",
    "email": "muster.mann@mustermann.de",
    "website": "www.mustermann.de"
  },
  "bank": {
    "bankname": "Sparkasse XY",
    "kontoinhaber": "Max Mustermann",
    "iban": "DE12345678901234567890",
    "bic": "SPKEXY12XXX"
  },
  "finanzen": {
    "steuernummer": "12/345/67890",
    "finanzamt": "Finanzamt Musterstadt",
    "kleinunternehmer": false,
    "mehrwertsteuer_prozent": 19
  },
  "mail": {
    "bcc": "rechnung@mustermann.de"
  }
}

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📤 Rechnung erzeugen & versenden

Variante A: Manuell im Terminal

python main.py

Variante B: Per Doppelklick oder Ausführen aus dem Terminal (empfohlen)

• Windows: start-rechnung.bat (Desktop-Verknüpfung wird automatisch angelegt)
• macOS/Linux: start-rechnung.sh (nach chmod +x direkt aufrufbar)

Die Startskripte aktivieren automatisch die virtuelle Umgebung und starten main.py.

Erzeugt PDF-Rechnungen, versendet sie per Mail, archiviert sie, aktualisiert den Verlauf und bietet Löschoption für einmalige Kunden.

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📁 Projektstruktur

rechnung-automation/
├── .gitignore                     # Ausschlüsse (z. B. .venv/, data/)
├── .venv/                         # Virtuelle Umgebung (nicht ins Git)
├── bin/
│   ├── wkhtmltopdf.exe            # PDF-Konverter für Windows
│   └── gtk/                       # Zusatzbibliotheken für wkhtmltopdf
├── data/
│   ├── daten.json                 # Kunden- und Rechnungsdaten
│   ├── environment.env            # SMTP-Zugangsdaten
│   ├── konfiguration.json         # Absender-, Steuer- und Bankdaten
│   └── verlauf-20XX.json          # Automatisch gepflegter Rechnungsverlauf
├── img/
│   └── logo.png                   # Optionales Logo für PDF und Mail
├── install/
│   ├── install.ps1                # Einrichtungsskript (PowerShell)
│   ├── install.sh                 # Einrichtungsskript (Linux/macOS)
│   ├── install.bat                # Einrichtungsskript (CMD Windows)
├── licenses/
│   ├── gpl-2.0.txt
│   ├── LGPL-3.0.txt
│   └── wkhtmltopdf_lizenzhinweis.txt
├── sample/
│   ├── daten.sample.jsonc
│   ├── environment.sample.env
│   ├── konfiguration.sample.json
│   ├── mail_template.sample.html
│   └── rechnung_template.sample.html
├── src/
│   └── main.py                    # Hauptskript zur Rechnungserstellung
├── stunden/                       # Stundenlisten pro Monat
├── tools/
│   ├── kunden_anlegen.py         # Interaktive Kundenerfassung
│   ├── update_tool.py            # Tool zum GitHub-Update
├── vorlagen/
│   ├── mail_template.html         # HTML-Vorlage für E-Mail
│   └── rechnung_template.html     # HTML-Vorlage für PDF-Rechnung
├── rechnung_generieren.ps1        # Schnellstart-Skript (optional)
├── rechnung_generieren.bat        # Schnellstart-Skript (optional)
├── start-rechnung.bat             # Automatisch erzeugtes Startskript (Windows)
├── start-rechnung.sh              # Automatisch erzeugtes Startskript (Linux/macOS)
├── version.py                     # Zentrale Versionsnummer
├── CHANGELOG.md
├── LICENSE.md
└── README.md

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🧩 Templates

• vorlagen/rechnung_template.html → PDF-Design
• vorlagen/mail_template.html → E-Mail-Text (HTML)
• img/logo.png → Logo für die PDF

Bearbeite die Templates direkt, um Texte, Farben oder Formatierungen zu ändern.

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🛠 Erweiterungsmöglichkeiten

• Rechnung mit Steuersatz und Mehrwertsteuer
• Automatische Verarbeitung von Zahlungseingängen
• Integration mit Zeiterfassung oder CRM

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🔄 Update

Verwende tools/update_tool.py um die aktuellste Version von GitHub zu laden.

python tools/update_tool.py

Persönliche Daten bleiben erhalten – nur Systemdateien werden aktualisiert.

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📋 Changelog

Siehe CHANGELOG.md

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📚 Dokumentation

Eine vollständige Dokumentation findest du im offiziellen GitHub-Wiki.
Dort sind alle Bereiche detailliert erklärt:

• Einrichtung & Systemvoraussetzungen
• Konfigurationsdateien (daten.json, konfiguration.json, .env)
• PDF- und E-Mail-Vorlagen
• Archivierung, Update-Tool & Fehlerbehandlung
• Technischer Aufbau und Erweiterungsmöglichkeiten

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⚖️ Lizenz

MIT License – frei nutzbar, kommerziell verwendbar, keine Gewährleistung.